Ngày đầu tháng, kế toán mở ba file cho cùng một tháng bán hàng: danh sách đơn trong phần mềm, báo cáo thanh toán của sàn và sao kê ngân hàng. Mỗi file cho một tổng khác nhau, và ai giữ file nào cũng chắc file của mình đúng.
Cả ba đều có thể đúng. Đối soát tiền về là đối chiếu ba nguồn đó theo mã đơn: đơn hàng trong hệ thống của bạn, bảng kê thanh toán của sàn và sao kê ngân hàng. Tiền về thường thấp hơn tổng đơn vì sàn trừ hoa hồng, phí giao dịch, phí vận chuyển, giảm giá, hoàn tiền và thuế khấu trừ trước khi thanh toán.
Bài này viết cho người bán trên Shopee và TikTok Shop. Các mức phí và ngày áp dụng lấy từ trang hướng dẫn của hai sàn, kiểm tra ngày 22/10/2026.
Ba nguồn số liệu khi đối soát tiền về
- Đơn hàng: mã đơn, giá trị hàng, giảm giá bạn đã áp dụng, phí vận chuyển người mua trả. Dữ liệu này nằm trong phần mềm bán hàng hoặc kế toán của bạn.
- Bảng kê của sàn: báo cáo cho biết mỗi đơn được thanh toán bao nhiêu và đã trừ những gì.
- Sao kê ngân hàng: các khoản tiền sàn thực sự chuyển về. Mỗi khoản thường gộp nhiều đơn.
Mã đơn nối nguồn thứ nhất với nguồn thứ hai. Nguồn thứ hai nối với nguồn thứ ba qua từng lần rút tiền. Ba bước dưới đây đi đúng theo hai mối nối đó.
Ba bước đối soát tiền về Shopee và TikTok Shop
Bước 1: Chia kỳ theo ngày thanh toán và xuất bảng kê
Chúng tôi khuyên soát ngày trước khi soát tiền. Một đơn đặt cuối tháng có thể được thanh toán sang tháng sau, và nếu bạn chia kỳ theo ngày đặt hàng thì hai bên lệch nhau ngay từ đầu.
- Chọn mốc ngày theo ngày thanh toán. Shopee ghi "Ngày hoàn thành thanh toán" trong báo cáo doanh thu. TikTok Shop ghi "Settlement date" trong danh sách giao dịch đã quyết toán. Dùng các ngày này để chia kỳ.
- Xuất bảng kê Shopee. Vào Kênh Người Bán, chọn Tài chính, chọn Doanh thu. Ở mục Chi tiết, chọn Đã thanh toán, chọn khung thời gian, nhấn Xuất rồi tải về. File có các trang Tổng quát, Chi tiết phí dịch vụ, Điều chỉnh doanh thu, Chênh lệch phí vận chuyển và Doanh thu (xem theo đơn hoặc theo sản phẩm). Báo cáo đã xuất xem lại được trong 6 tháng.
- Xuất bảng kê TikTok Shop. Vào Seller Center, chọn Finance, chọn Transactions, chọn Settled rồi nhấn Export. File Excel có bốn tab: chi tiết đơn, báo cáo tổng số quyết toán, lịch sử rút tiền và giải thích các loại phí.
Bước 2: Đối chiếu đơn hàng với bảng kê theo mã đơn
Dùng mã đơn làm khóa. Với mỗi đơn đã giao, bạn kiểm tra hai điều: đơn có trong bảng kê của kỳ không, rồi giá trị hàng sau giảm giá có khớp không.
- Tìm đơn chưa có trong bảng kê. Đơn loại này thường chưa đến lúc thanh toán.
- Shopee xếp đơn vào mục Chưa thanh toán khi đơn đang giao hoặc người mua chưa bấm Đã nhận được hàng. Tiền được ghi vào Số dư TK Shopee ngay khi người mua bấm Đã nhận được hàng, hoặc vào ngày thứ 4 sau khi giao thành công nếu không có yêu cầu trả hàng, hoặc ngay sau khi yêu cầu trả hàng/hoàn tiền được xử lý xong.
- TikTok Shop xếp đơn vào mục To settle. Số tiền ở đây là ước tính và số quyết toán thực tế có thể lệch nhẹ. Thời gian quyết toán tính từ ngày giao: 1, 3, 8 hoặc 15 ngày theo hạng của gian hàng. Bạn xem hạng của mình ở Account Health, mục Shop Health.
- Giải thích từng khoản chênh lệch của mỗi đơn. Với mỗi dòng, lấy giá trị hàng sau giảm giá, cộng trừ phần vận chuyển, trừ các khoản phí và thuế trong bảng ở phần sau. Kết quả phải bằng số tiền sàn ghi. Dòng nào không khớp thì ghi lại mã đơn và khoản nghi ngờ.
Bước 3: Đối chiếu bảng kê với sao kê ngân hàng
Tiền không đi thẳng từng đơn vào ngân hàng. Sàn gom lại, bạn rút ra, và sao kê chỉ thấy từng lần rút.
-
So tổng từng lần rút với sao kê.
- Shopee ghi tiền vào Số dư TK Shopee trước. Bạn rút bằng cách yêu cầu thanh toán, tự động theo định kỳ hoặc thủ công. Theo trang hướng dẫn của Shopee, tiền vào tài khoản ngân hàng trong vòng 24 giờ kể từ khi tạo lệnh rút, một số trường hợp mất khoảng 3 đến 4 ngày làm việc. Mỗi tháng được rút miễn phí một lần, từ lần thứ hai Shopee tính 10.800đ cho mỗi lần rút. Trang Số dư TK Shopee còn có các khoản của gian hàng không gắn với mã đơn, ví dụ phí tiếp thị liên kết hoặc phí mua gói chiến dịch, nên số dư có thể thay đổi nhiều hơn tổng các đơn.
- TikTok Shop: tab lịch sử rút tiền trong file xuất cho biết các lần rút. So tổng từng lần rút với dòng tương ứng trên sao kê.
Đừng cố tìm từng đơn trên sao kê. Đơn lẻ không hiện ở đó.
-
Ghi lại phần còn lệch và chuyển sang kỳ sau. Với mỗi khoản chưa giải thích được, ghi mã đơn, số tiền, lý do nghi ngờ và người xử lý. Khoản nào thuộc đơn chưa thanh toán thì chuyển sang kỳ sau. Khoản nghi sai phí vận chuyển, bạn có thể gửi phiếu hỗ trợ cho TikTok Shop kèm ảnh cân nặng và kích thước kiện hàng.
Vì sao tiền về khác tổng đơn trên Shopee và TikTok Shop
Quay lại ba con số ban đầu. Khoảng cách giữa tổng đơn và tiền về thường nằm trong các khoản ở bảng dưới. Mức phí và ngày áp dụng là của thời điểm kiểm tra (22/10/2026) và các sàn đổi chúng định kỳ, nên bạn hãy đối chiếu với thông báo trong Kênh Người Bán hoặc Seller Center trước khi dùng.
| Khoản | Shopee | TikTok Shop |
|---|---|---|
| Hoa hồng theo ngành hàng | Phí Cố Định, tính theo biểu phí từng ngành hàng, đã gồm VAT. Người bán không thuộc Shopee Mall áp dụng biểu phí mới từ 23/05/2026. | Platform Commission Fee = (giá sản phẩm − giảm giá của người bán) × tỷ lệ theo ngành hàng. Không tính phần trợ giá của sàn và phí vận chuyển. |
| Phí giao dịch | Phí Xử Lý Giao Dịch 6% đã gồm VAT (người bán không thuộc Shopee Mall từ 01/05/2026), tính trên (giá sản phẩm trước trợ giá của Shopee + phí vận chuyển người mua trả − khuyến mãi của người bán − khuyến mãi từ ngân hàng). | Transaction Fee 6% cho đơn tạo sau 00:00 ngày 09/05/2026, tính trên (khách thanh toán + giảm giá của sàn − hoàn tiền cho khách). Gian hàng có thể được giảm theo tỷ lệ chi phí quảng cáo từ 21/10/2026. |
| Phí dịch vụ, phí xử lý đơn | Phí Dịch vụ cho các gói dịch vụ của Shopee mà bạn đã đăng ký, xem ở trang Chi tiết phí dịch vụ. | Order Processing Fee 3.000đ mỗi đơn giao thành công, đã gồm thuế, từ 27/10/2025. Không hoàn lại nếu đơn đã giao rồi mới bị trả. |
| Vận chuyển | Phí vận chuyển ước tính lúc tạo đơn, phí thực tế có sau khi hoàn thành. Đơn có phí thực tế cao hơn ước tính nằm ở trang Chênh lệch phí vận chuyển. | Seller shipping fee = phí vận chuyển thực tế − phí khách trả − phần sàn trợ giá. Ban đầu hiện "Estimated", sau khi sàn rà soát có thể có dòng "Adjustment". |
| Giảm giá và voucher | Mã giảm giá và hoàn xu do người bán tạo bị trừ vào doanh thu. Phần Shopee trợ giá nằm ở cột riêng. | Giá trị đơn sau giảm giá của người bán là cơ sở tính phí. Giảm giá của sàn và voucher đồng tài trợ hiện thành dòng riêng. |
| Trả hàng, hoàn tiền | Số tiền hoàn lại cho người mua và các khoản ở trang Điều chỉnh doanh thu. Phí Cố Định và Phí Xử Lý Giao Dịch cũng áp dụng cho đơn có yêu cầu Hoàn tiền ngay được chấp nhận (trừ lý do chưa nhận được hàng). | Phí vận chuyển trả hàng tính cho người bán khi lỗi thuộc về người bán. Với trả hàng tự sắp xếp, lọc loại phí "Deduction Incurred by Seller". |
| Thuế khấu trừ | Từ 01/07/2025, Shopee khấu trừ và nộp thay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hàng hóa 1% GTGT và 0,5% TNCN trên doanh thu sau giảm giá của người bán. Công ty không thuộc diện này. | Từ 01/07/2025, sàn khấu trừ VAT và PIT cho hộ kinh doanh, cá nhân. Ví dụ trong hướng dẫn dùng 1% và 0,5% trên giá sau giảm giá của người bán. Số này hiện trong mục Fees. |
| Khoản cấp gian hàng, không gắn đơn | Phí hoa hồng tiếp thị liên kết có trong phần phụ phí của báo cáo. Phí mua gói chiến dịch nằm ở trang Số dư TK Shopee. | Hoa hồng cho nhà sáng tạo (affiliate), tiền phạt, bồi thường, nạp tiền quảng cáo từ số dư cũng có thể xuất hiện trong bảng kê. |
Ví dụ: một đơn 200.000đ về tay còn bao nhiêu
Các con số dưới đây là giả định để minh họa cách tính, không phải số liệu của sàn hay của khách hàng nào. Giả định: cùng một đơn hàng hóa trị giá 200.000đ, người bán là hộ kinh doanh, voucher của người bán 20.000đ, người mua trả phí vận chuyển 15.000đ và phí vận chuyển thực tế cũng là 15.000đ, nên phần vận chuyển ròng bằng 0. Phí cố định bằng 10.000đ trên Shopee và hoa hồng bằng 8% trên TikTok Shop là hai mức giả định cho một ngành hàng bất kỳ.
| Khoản | Shopee | TikTok Shop |
|---|---|---|
| Giá sản phẩm | 200.000đ | 200.000đ |
| Voucher của người bán | −20.000đ | −20.000đ |
| Phí cố định hoặc hoa hồng | −10.000đ | −14.400đ (8% × 180.000đ) |
| Phí giao dịch | −11.700đ (6% × 195.000đ) | −11.700đ (6% × 195.000đ) |
| Phí xử lý đơn | không có | −3.000đ |
| Thuế khấu trừ (1% + 0,5% × 180.000đ) | −2.700đ | −2.700đ |
| Tiền về | 155.600đ | 148.200đ |
Người mua trả 195.000đ cho đơn này (200.000đ trừ voucher 20.000đ, cộng 15.000đ phí vận chuyển). Số 195.000đ cũng là cơ sở tính phí giao dịch trong ví dụ. Đối soát đúng khi bạn giải thích được vì sao 195.000đ khách trả trở thành 155.600đ hoặc 148.200đ về tay bạn.
Trên sao kê ngân hàng, hai số này không hiện riêng. Chúng nằm lẫn trong tổng của một lần rút gồm nhiều đơn, nên bước 2 phải xong trước bước 3.
Khi nào nên tự động hóa đối soát
Làm bằng bảng tính vẫn chạy được khi mỗi tháng bạn có vài trăm đơn trên một hoặc hai sàn. Việc trở nên nặng khi đơn tăng, khi bán thêm sàn, hoặc khi bảng kê và sổ kế toán nằm ở các phần mềm khác nhau.
Chúng tôi, Scaled Loop, xây các kết nối đồng bộ đơn hàng và bảng kê của sàn vào sổ kế toán, để phần đối chiếu theo mã đơn chạy tự động và người làm kế toán chỉ xử lý những dòng lệch. Nếu bạn muốn xem quy trình đối soát hiện tại của mình có thể tự động hóa đến đâu, buổi rà soát quy trình 60 phút bên dưới là cách bắt đầu.
Ba con số cuối tháng sẽ không tự bằng nhau. Việc của bạn là biết từng đồng lệch đi đâu.
Câu hỏi thường gặp
Shopee bao lâu thì chuyển tiền về tài khoản ngân hàng?
Tiền của một đơn Shopee đi qua hai chặng. Chặng đầu, tiền vào Số dư TK Shopee khi có một trong ba việc: người mua bấm Đã nhận được hàng, đơn đến ngày thứ 4 sau khi giao thành công mà không có yêu cầu trả hàng, hoặc yêu cầu trả hàng/hoàn tiền đã xử lý xong. Chặng sau, kể từ lúc bạn tạo lệnh rút, Shopee cho biết tiền thường về ngân hàng trong 24 giờ, có trường hợp chậm tới 3 đến 4 ngày làm việc. Lần rút đầu tiên trong tháng không mất phí, các lần sau mỗi lần 10.800đ.
TikTok Shop quyết toán đơn hàng sau bao nhiêu ngày?
Thời gian chờ quyết toán trên TikTok Shop phụ thuộc vào hạng gian hàng: 1, 3, 8 hoặc 15 ngày, đếm từ ngày giao. Muốn biết gian hàng của mình chờ bao lâu, hãy mở Account Health trong Seller Center và xem mục Shop Health. Đơn chưa quyết toán hiện ở mục To settle, con số ở đó chỉ là ước tính nên tiền thực nhận có thể chênh một chút.
Sàn có khấu trừ thuế của hộ kinh doanh trước khi trả tiền không?
Có. Từ 01/07/2025, cả Shopee và TikTok Shop khấu trừ thuế cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trước khi thanh toán. Với hàng hóa, Shopee khấu trừ 1% GTGT và 0,5% TNCN trên doanh thu sau giảm giá của người bán; ví dụ trong hướng dẫn của TikTok Shop dùng cùng hai mức này. Người bán là công ty không thuộc diện khấu trừ này của Shopee.
Báo cáo doanh thu Shopee đã xuất xem lại được bao lâu?
Báo cáo doanh thu đã xuất trên Kênh Người Bán Shopee xem lại được trong 6 tháng. Nếu bạn cần giữ số liệu đối soát lâu hơn, hãy tải file về và lưu cùng sổ sách của kỳ đó.
Nguồn tham khảo
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Hướng dẫn xuất Báo Cáo Doanh Thu và giải thích các thông tin trong báo cáo
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Hướng dẫn cách xem thông tin tại mục Doanh thu trên Kênh Người Bán và Ứng dụng Shopee
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Phí Xử Lý Giao Dịch trên Shopee là gì?
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Phí Cố Định dành cho Người bán không thuộc Shopee Mall là gì?
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Shopee thực hiện khấu trừ, kê khai số thuế đã khấu trừ và nộp thuế thay Người bán từ ngày 01.07.2025
- Shopee, Học viện Shopee (Kênh Người Bán)
- Các câu hỏi thường gặp khi bắt đầu bán hàng trên Shopee (mục: khi nào nhận được tiền bán hàng)
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Settled Transactions
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- 'To Settle' Transactions
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Payment Settlement
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Introduction to Seller Fees
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Platform Commission Fee
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Transaction Fee
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Order Processing Fee
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Vietnam Platform Shipping Fee Instruction
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Return & Refund Methods
- TikTok Shop, Seller Center Việt Nam
- Withholding Taxes for Individual and Business Household Sellers