Đồng bộ đơn hàng Shopee, Lazada, TikTok Shop về kế toán

Đầu tháng, kế toán mở file Excel tải từ Shopee, đặt cạnh phần mềm kế toán và gõ lại từng đơn. Gõ xong thì doanh thu trên sổ khớp với sàn. Rồi sao kê ngân hàng về, số tiền vào tài khoản lại thấp hơn, và không ai chỉ ra được phần chênh nằm ở đâu.

Có bốn cách đồng bộ đơn hàng từ Shopee, Lazada và TikTok Shop về kế toán: xuất file rồi nhập, dùng kết nối có sẵn của phần mềm kế toán, dùng công cụ quản lý đơn hàng, hoặc tích hợp qua API. Cách nào cũng phải ghép hai loại dữ liệu mà mỗi sàn trả về. Đơn hàng cho bạn biết khách mua gì. Tiền về cho bạn biết sàn thực chuyển bao nhiêu sau khi trừ phí, vận chuyển và các khoản hoàn. Chỉ đồng bộ đơn hàng thì cảnh ở trên sẽ lặp lại mỗi tháng.

Chúng tôi chỉ dùng tài liệu công khai của các sàn và của MISA, đã đọc ngày 22/10/2026. Giao diện và quy định của sàn đổi thường xuyên, nên bạn hãy đối chiếu lại với trang nguồn trước khi làm.

Shopee, Lazada và TikTok Shop cung cấp dữ liệu gì cho kế toán¶

Có bốn nhóm dữ liệu bạn cần lấy về: đơn hàng, tiền về theo đơn, phí, và trả hàng hoàn tiền. Mỗi sàn đưa chúng ra theo một kiểu.

• Shopee. Trên Kênh Người Bán, bạn vào Doanh thu, chọn tab Đã thanh toán rồi xuất Báo cáo Doanh thu. File gồm các trang Tổng quát, Chi tiết phí dịch vụ, Điều chỉnh doanh thu, Chênh lệch phí vận chuyển và Doanh thu. Trang Doanh thu liệt kê từng đơn hoặc từng SKU, kèm số tiền hoàn lại, các loại phí và thuế.
• TikTok Shop. API tài chính có sao kê (statement) theo ngày, chi tiết giao dịch theo đơn ở mức SKU (bán hàng, phí, hoa hồng, vận chuyển, thuế, hoàn tiền), và danh sách giao dịch chưa quyết toán.
• Lazada. API tài chính cho phép lấy chi tiết giao dịch của người bán theo khoảng ngày, lọc được theo mã đơn và loại giao dịch.

Bảng dưới đây gom các điểm khác nhau giữa ba sàn, theo tài liệu công khai của từng sàn.

Bốn cách đồng bộ đơn hàng sàn về phần mềm kế toán¶

Cách đầu không cần tích hợp gì, cách cuối cho bạn tự quyết nhiều nhất. Hai cách ở giữa phụ thuộc vào phần mềm bạn đang dùng.

1. Xuất file rồi nhập. Với Shopee, bạn vào Kênh Người Bán > Doanh thu > Đã thanh toán > Xuất để tải Báo cáo Doanh thu, rồi nhập vào phần mềm kế toán hoặc bảng tính. Cách này không cần tích hợp gì, nhưng bạn phải lặp lại mỗi kỳ và tự đối chiếu. Shopee cho xem lại các báo cáo đã xuất trong vòng 6 tháng. Với Lazada và TikTok Shop, chúng tôi chưa kiểm chứng được cách xuất báo cáo tài chính, nên bạn hãy tự kiểm tra trong Seller Center của mình. Nếu không có, hãy lấy dữ liệu qua API (QueryTransactionDetails của Lazada, Get Statements và Get Transactions by Order của TikTok Shop) hoặc qua một công cụ kết nối.
2. Dùng kết nối có sẵn của phần mềm kế toán. MISA AMIS Kế toán có hướng dẫn kết nối Shopee và TikTok Shop. Phần mềm đồng bộ đơn và tự lập chứng từ bán hàng theo quy tắc bạn đặt. Với Lazada, trang giới thiệu AMIS Kế toán mà chúng tôi đọc ghi "Kết nối sàn TMĐT Lazada: Sắp ra mắt". Nếu bạn dùng phần mềm khác, hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có kết nối nào và nó lấy những dữ liệu gì.
3. Dùng công cụ quản lý đơn hàng. Công cụ này nằm giữa các sàn và kế toán. Trước khi chọn, bạn cần hỏi bốn điều: có lấy phí và tiền về không hay chỉ lấy đơn, có đẩy được sang phần mềm kế toán của bạn không, ghép mã hàng ở đâu, và ai sửa khi đơn lỗi.
4. Tích hợp qua API. Mỗi sàn có nền tảng mở cho nhà phát triển: Shopee Open Platform, TikTok Shop Partner Center và Lazada Open Platform. Cả ba đều yêu cầu ứng dụng đã đăng ký, mã truy cập của người bán và chữ ký cho mỗi yêu cầu. Cách này cho bạn chọn dữ liệu nào lấy về và lưu ở đâu, nhưng bạn phải tự xây và bảo trì.

Năm điểm cần ghép trước khi hạch toán đơn sàn¶

Dù chọn cách nào, bạn cần cùng kế toán chốt năm điểm sau trước khi cho dữ liệu chạy.

1. Khách hàng. Theo hướng dẫn của MISA, nếu đơn có yêu cầu xuất hóa đơn thì thông tin khách hàng lấy từ sàn. Nếu không, đơn dùng khách hàng theo thiết lập đồng bộ. Bạn nên chọn trước một khách hàng chung cho từng sàn.
2. Mã hàng và SKU. Phần mềm lấy mã hàng và tên hàng trên sàn, rồi bạn ghép từng mã với mã hàng trong kế toán. Nếu bạn quản lý theo mã quy cách, MISA có chức năng ghép phân loại hàng với mã quy cách.
3. Doanh thu. Báo cáo của Shopee tính Tổng doanh thu bằng Tổng hàng hóa trừ Mã giảm giá và chiết khấu. MISA tính giá trị đơn bằng Thành tiền trừ Chiết khấu của shop. Hai con số này không cần bằng nhau, nhưng bạn cần biết số nào đi vào chứng từ nào.
4. Phí sàn và vận chuyển. Shopee tách Phí cố định, Phí dịch vụ, Phí xử lý giao dịch, hoa hồng Tiếp thị liên kết, phí vận chuyển người mua trả và phí vận chuyển thực tế. Tài khoản kế toán nào nhận từng khoản do kế toán của bạn quyết định.
5. Thuế GTGT. MISA có tùy chọn "đơn giá bán trên sàn là đơn giá sau thuế": nếu bật, phần mềm tính ngược đơn giá trước thuế theo thuế suất trong danh mục. Báo cáo Shopee còn hiển thị thuế GTGT và thuế TNCN do Shopee khấu trừ và nộp thay người bán theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, theo từng đơn. Bạn nên cho kế toán thuế xem cột này.

Ví dụ: vì sao tiền về Shopee thấp hơn doanh thu trên sổ¶

Quay lại cảnh đầu tháng. Các con số dưới đây là giả định để minh họa phép tính, không phải số liệu của sàn hay của khách hàng nào.

Một đơn Shopee có giá gốc 500.000 đồng, shop giảm 50.000 đồng bằng mã giảm giá. Tổng doanh thu của đơn là 500.000 trừ 50.000, bằng 450.000 đồng. Phí cố định, phí dịch vụ và phí xử lý giao dịch cộng lại là 60.000 đồng, và phần phí vận chuyển shop phải gánh là 10.000 đồng. Tiền về là 450.000 trừ 70.000, bằng 380.000 đồng. Ví dụ này chưa tính thuế GTGT và thuế TNCN mà Shopee khấu trừ theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, nên tiền về thực tế có thể thấp hơn 380.000 đồng.

Kết nối đồng bộ đơn chỉ đưa 450.000 đồng vào chứng từ bán hàng, vì giá trị đơn không trừ phí. Khoản chênh 70.000 đồng chỉ xuất hiện khi bạn lấy báo cáo doanh thu của Shopee. Nếu bạn chỉ đồng bộ đơn, sổ ghi doanh thu đúng, nhưng tiền về trên ngân hàng sẽ luôn thấp hơn công nợ phải thu, và bạn không có chứng từ cho phần chênh. Thế là cuối tháng lại lệch.

Những lỗi hay gặp khi đồng bộ đơn sàn về kế toán¶

Một nửa số lỗi dưới đây liên quan đến trạng thái đơn và ngày ghi nhận.

• Đơn chưa xác nhận không được đồng bộ. Cả hai trang MISA cho Shopee và TikTok Shop đều nêu điều này. Đơn đã có trên sàn mà chưa có trong kế toán là chuyện bình thường ở trạng thái này.
• Kết nối sai loại tài khoản. MISA chỉ hỗ trợ kết nối qua tài khoản shop Shopee. Tài khoản chính và shop quốc tế không kết nối được.
• Số tiền còn đổi. Shopee ghi rõ escrow_amount là số tiền người bán dự kiến nhận và sẽ đổi trước khi đơn hoàn tất. TikTok Shop ghi dữ liệu giao dịch chưa quyết toán là số ước tính, số cuối chỉ có trong các API sao kê. Đừng hạch toán tiền về từ số ước tính.
• Điều chỉnh sang kỳ khác. Trang Điều chỉnh doanh thu của Shopee có thể liên kết với đơn đã thanh toán hoặc sắp thanh toán, nên một khoản điều chỉnh có thể thuộc kỳ khác với kỳ bạn đang đóng sổ.
• Phí vận chuyển thực tế cao hơn ước tính. Shopee có riêng một trang cho các đơn này.
• Ngày ghi nhận. Với báo cáo doanh thu, chi phí của Shopee trong AMIS, chỉ đơn đã giao thành công được lấy. Nếu người mua không xác nhận, hệ thống ghi nhận sau khoảng 1 đến 4 ngày kể từ lúc giao thành công. Ngày này có thể khác ngày bạn kỳ vọng khi chốt kỳ.
• Giới hạn của API. Các sàn giới hạn số bản ghi và độ dài khoảng ngày mỗi lần lấy (xem bảng ở trên), nên lần chạy đầu tiên cho dữ liệu cũ phải chia nhỏ.
• Hoàn trả. MISA tự lập chứng từ hàng bán bị trả lại khi người mua trả hàng trên Shopee hoặc TikTok Shop. Bạn nên thử một đơn trả hàng trước khi tin vào luồng này.

Năm bước bắt đầu đồng bộ đơn hàng sàn¶

1. Liệt kê các sàn và gian hàng, cùng loại tài khoản kết nối của từng gian hàng.
2. Chốt mã hàng chung cho mỗi sản phẩm trên cả ba sàn và trong kế toán.
3. Cùng kế toán viết ra bảng ghép: doanh thu, từng loại phí, vận chuyển, hoàn tiền, thuế.
4. Chạy thử một tuần với một sàn, rồi so số tiền về trên ngân hàng với báo cáo của sàn.
5. Thêm sàn tiếp theo khi số liệu khớp.

Chúng tôi, Scaled Loop, xây các kết nối kiểu này giữa sàn, phần mềm bán hàng và kế toán. Nếu bạn muốn xem quy trình hiện tại của mình, hãy đặt buổi rà soát quy trình 60 phút bên dưới.

Tuần này, hãy lấy một đơn Shopee đã thanh toán và dò nó từ chứng từ bán hàng đến dòng tiền vào ngân hàng. Chỗ nào bạn không giải thích được bằng chứng từ, đó là chỗ cần ghép.

Câu hỏi thường gặp¶

MISA AMIS có kết nối được với Lazada không?¶

Chưa, tính đến ngày 22/10/2026 khi chúng tôi đọc. Trang giới thiệu MISA AMIS Kế toán vẫn để kết nối Lazada ở trạng thái sắp ra mắt, trong khi Shopee và TikTok Shop đã có hướng dẫn kết nối. Trong lúc chờ, người bán trên Lazada có thể lấy tiền về và phí qua API QueryTransactionDetails, lọc theo mã đơn, hoặc dùng một công cụ kết nối đứng giữa.

Vì sao đơn đã có trên Shopee mà chưa thấy trong phần mềm kế toán?¶

Thường là do trạng thái đơn. Kết nối của MISA bỏ qua các đơn Shopee và TikTok Shop còn chưa xác nhận. Riêng báo cáo doanh thu, chi phí Shopee trong AMIS chỉ nhận đơn đã giao thành công, và nếu người mua không bấm xác nhận thì đơn vào sổ muộn khoảng 1 đến 4 ngày sau khi giao.

Có nên hạch toán tiền về theo số tiền dự kiến nhận của Shopee không?¶

Không nên dùng nó làm số tiền về cuối cùng. Theo tài liệu Shopee Open Platform, escrow_amount chỉ là khoản người bán dự kiến nhận và còn thay đổi cho tới khi đơn hoàn tất. Bút toán tiền về của một đơn Shopee nên đợi đơn hoàn tất.

Tiền về TikTok Shop lấy ở đâu cho đúng số cuối?¶

Số cuối của TikTok Shop chỉ có trong các API sao kê (statement). Danh sách giao dịch chưa quyết toán chỉ trả về số ước tính, nên không dùng được để ghi sổ tiền về.

Báo cáo doanh thu Shopee đã xuất được xem lại trong bao lâu?¶

Sáu tháng. Kênh Người Bán Shopee chỉ cho xem lại các Báo cáo Doanh thu đã xuất trong khoảng thời gian đó. Nếu bạn cần đối chiếu số liệu cũ hơn, hãy lưu file của từng kỳ ngay sau khi xuất.